Selasa, 6 Januari 2009

Mesyuarat yang berkesan

Menguruskan mesyuarat bukan sesuatu yang senang jika tiada ilmu dan pengalaman. Dalam sesebuah organisasi, mesyuarat merupakan aktiviti yang sangat penting untuk menentukan hala tuju dan membuat keputusan. Sebenarnya bukan semua orang tahu bagaimana menguruskan mesyauarat yang baik walaupun dia pernah menghadiri mesyuarat. Selain daripada pengalaman bermesyuarat, ilmu tentang pengurusan mesyuarat perlu diketahui khususnya kepada pengurus atau pemimpin organisasi. Paling baik, semua ahli yang hadir bermesyuarat mengetahui sedalam-dalamnya selok-belok bermesyuarat. Daripada kajian tindakan yang pernah saya buat menunjukkan pengurusan mesyuarat di sekolah tidak diuruskan dengan baik kerana guru-guru dan pemimpin sekolah tidakpernah diberi bimbingan secara formal tentang pengurusan mesyuarat. Pengurusan mesyuarat yang terdiri daripada fasa sebelum mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat tidak difahami sejelas-jelasnya oleh orang yang menguruskan mesyuarat dan ahli-ahli yang hadir mesyuarat.

Sebenarnya dalam sesebuah mesyuarat semua orang penting. Bukan hanya pengerusi dan setiausaha, tetapi ahli-ahli juga penting untuk menjayakan mesyuarat. Ahli yang hadir pastinya mempunyai kepentingan berkaitan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Justeru itu, semua orang perlu membuat persediaan yang rapi mengikut tanggungjawab masing-masing. Adalah malang sekali jika seseorang yang hadir mesyuarat hanya sebagai penumpang atau sebagai memenuhi korum atau kerana terpaksa. Tetapi yang lebih mengecewakan lagi, orang-orang yang hadir dan tidak memberi sebarang respon di dalam mesyuarat, dia begitu hebat 'bermesyuarat' di luar bilik mesyuarat. Ini sering terjadi. Inilah yang dikatakan naluri dan kekuatan yang ada di dalam diri seseorang. Dia mempunyai idea tetapi tidak mampu berkata-kata di dalam mesyuarat atau di depan khalayak kerana tidak mempunyai keyakinan diri. Di dalam mesyuarat bukanlah memerlukan seseorang itu petah berbicara, cukup hanya bersuara memberikan pandangan daripada isi hati kita terhadap isu yang dibincangkan.

Bersedia sebelum mesyuarat merupakan faktor penting kejayaan sesebuah mesyuarat. Semua yang terlibat perlu membuat persediaan. Ahli-ahli sepatutnya telah menerima minit mesyuarat selewat-lewatnya seminggu selepas mesyuarat untuk membolehkan mengambil tindakan mengikut apa yang diputuskan di dalam mesyuarat dan bersedia untuk membuat laporan di dalam mesyuarat akan datang. Setiausaha, merupakan orang yang sangat penting dalam memastikan mesyuarat dapat berjalan dengan lancar dengan menyediakan semua keperluan mesyuarat termasuk persediaan tempat mesyuarat. Pengerusi pula, selain daripada memastikan persiapan mesyuarat berjalan lancar, dia harus tahu dan bersedia dengan fokus atau harapan dalam mesyuarat yang akan berjalan nanti. Selain itu, pengerusilah yang bertanggungjawab memastikan mesyuarat berjalan dengan sempurna dan mencapai matlamatnya. Ibarat kata, pengerusi adalah nakhoda di dalam kapal mesyuarat .

Hari ini, saya menghadiri mesyuarat Panitia Matematik 1/2009 di sekolah saya sebagai penasihat. Banyak tujuan dan harapan saya setiap kali saya bermesyuarat dengan guru-guru. Bukan sahaja memastikan matlamat mesyuarat tercapai tetapi juga mengambil peluang memberi bimbingan kepada guru-guru tentang pengurusan mesyuarat dan hal-hal yang berkaitan di dalam mesyurat tersebut. Apa yang berlaku di dalam mesyuarat ini sangat membanggakan saya apabila melihat satu perkembangan yang positif dan baik sekali tentang pengurusan mesyuarat yang dipengerusikan oleh Pn Shrina ketua Panitia Matematik. Pada permulaan mesyuarat saya perhatikan Pn. Shrina, walaupun seorang guru junior tetapi cuba untuk memastikan mesyuarat dan panitia yang dipimpinnya berjaya. Beliau dilihat membuat persediaan yang sangat baik dalam banyak perkara. Ahli-ahli yang hadir juga dilihat bersedia walaupun tidak sepenuhnya tetapi cukup untuk merancakkan perbincangan. Semua ahli berjaya memain peranan masing-masing dan dapat membantu panitia membuat keputusan2 penting sebagai pelan tindakan strategik 2009.

Saya sangat berharap perkembangan yang baik ini akan terus cemerlang di semua peringkat pengurusan sekolah ke arah menjayakan visi dan misi sekolah, Sekolah Cemerlang Daerah Kuala Muda/Yan 2010.

3 ulasan:

simantanguru berkata...

Chehassan,
"Kuliah" ini, walaupun ringkas, amat berguna.

Saya bersetuju bahawa "nakhoda yang sentiasa siap siaga" memang memainkan peranan penting untuk mencapai objektif mesyuarat.

Ramai juga nakhoda yang "bersembunyi
di tepi geladak * " ketika mempengerusikan mesyuarat.

*geladak = 1) lantai kapal 2) menggeladak = bunyi bergemuruh dengan kuat.

chehassan berkata...

Terima kasih simantanguru. Adat berguru, seringkas kuliah sekilas kias. Saya sangat menghargainya dan mengharapkan kuliah2 ringkas drp guru. Semoga sihat walafiat dan dirahmatiNya.

in my mind berkata...

Betul kata anda...mesyuarat di sekolah kekadang bertukar jadi taklimat(Komunikasi sehala) atau keluar dari agenda..out of topic...melalut..sebab tu la mesyuarat panita sampai 2 hingga 3 jam...saya mengharapkan IAB JPN dan KPM...sentiasa memberi ilmu kepada pengurusan sekolah dengan ilmu dan kemahiran menguruskan Mesyuarat...sekadar pengalaman mengajar berpuluh tahun belum tentu kita mahir menguruskan mesyuarat kerana..menguruskan mesyuarat merupakan satu seni dan ilmu yang perlu dipelajari....